Inbox to zero in vier stappen


Je kent het vast wel: de inbox die is verdronken in onbelangrijke e-mails en spam. Je opent alleen dat wat belangrijk is maar het is verwarrend en chaotisch. Je inbox raakt steeds voller en is op een gegeven moment niet meer te overzien. De oplossing hiervoor is de methode ‘inbox to zero’. In vier stappen breng je makkelijk orde in de chaos. Here we go!

1. Meld je af van ongewenste e-mails met unroll.me.

Investeer in de toekomst door je af te melden van e-mails die geen waarde toevoegen aan jouw leven. Probeer je mailbox echt alleen te gaan gebruiken voor de essentie (dat wat écht belangrijk is in jouw leven).

Meld je dus eerst af van alle niet essentiële e-mails: unroll.me doet dit voor je. Via deze e-mail-uitschrijfservice kun je je snel afmelden voor al die nieuwsbrieven die jou iets proberen te verkopen wat je waarschijnlijk toch niet nodig hebt.

growthinkers-inbox-to-zero-in-vier-stappen-1

In unroll.me kun je ook kiezen voor ‘Add to Rollup’. Unroll.me maakt dan één e-mail voor je met al de nieuwsbrieven die je wél graag wil behouden. Zie dit als een soort krant elke dag of week.

Let op! Je kunt unroll.me alleen gebruiken voor webmail services zoals Gmail of Hotmail. Dit kan lastig zijn omdat je dan niet gelijk van al je spam afkomt.

2. Manage alles op één plek.

Ik adviseer je om al je e-mail te laten binnenkomen op één plek. Gmail heeft mijn voorkeur door de beste preventie tegen spam en een gedetailleerde en snelle zoekfunctie.

In Gmail kun je rechtsboven via ‘Settings’ en vervolgens ‘Accounts and Import’ e-mailadressen tevoegen. De toegevoegde e-mailadressen zie je staan onder ‘Check e-mail from other accounts’. Je kunt met ‘Add a POP3 mail account you own’ al jouw e-mailadressen toevoegen. Dit maakt het helder en simpel, je hebt dan alles op één plek.

Het lekkere is nu ook dat je één e-mailadres kunt gebruiken voor e-mail-apps. Alles komt dan binnen in deze app en je hoeft dus niet meer verschillende boxen te managen.

Klik nu op ‘Inbox’ en kies bij Inbox type voor ‘Priority Inbox’.

unroll2

3. Opschonen.

Nu komt het harde werk: het opschonen. Het idee van ‘inbox to zero’ is dat je alles archiveert wat geen actie meer nodig heeft.

Dus stel je krijgt een e-mail met een vraag dan beantwoord je gelijk die vraag en archiveer je vervolgens deze e-mail.

Verwijder dus niks, maar archiveer alles. Hierdoor kun je altijd e-mails op een later moment raadplegen met de zoekbalk bovenaan.

unroll3

Nu komt het echte werk. Zorg dat je alles archiveert wat geen taak meer nodig heeft en werk (zoveel mogelijk) de e-mails af die wel een taak bevatten. Archiveer deze vervolgens ook. Nu wordt je mailbox steeds leger, hell yeah!

Er zitten natuurlijk ook e-mails tussen die een taak bevatten die je nu nog niet kunt doen, zoals een aangifte bij de belasting bijvoorbeeld. Deze e-mails geef je een ‘ster’ en komen vervolgens bovenaan te staan.

Als je dit nu leest en denkt: ‘Oh mijn god dat wordt veel werk’, doe het dan toch. Het geeft je gegarandeerd een goed gevoel.

4. De mailbox op nul houden.

Als je alle e-mails hebt verwerkt dan is het de uitdaging om je mailbox zo schoon mogelijk, en het liefst op nul te houden. Zorg hiervoor dat je je handmatig blijft uitschrijven voor e-mails die je in de toekomst niet meer wenst te ontvangen en probeer zoveel mogelijk e-mails gelijk af te tikken door de taak af te werken of de e-mail te beantwoorden.

Het is ook belangrijk dat je niet in het constant beantwoorden van e-mails terecht komt. Dit lijkt namelijk heel productief maar kan de spuigaten uitlopen en ervoor zorgen dat je geen écht belangrijk werk meer gedaan krijgt. E-mail lijkt namelijk heel belangrijk maar er zijn andere dingen met meer betekenis die je kunt doen op een dag.

Tips voor minder inkomende e-mail.

Deze tips komen uit het boek ‘Diep werk’ van Cal Newport. Een must-read.

1. Laat mensen eerst werk verrichten voordat ze je kunnen e-mailen.

Voorbeelden hiervan zijn een formulier op je website of een duidelijke tekst met richtlijnen. Deze tekst staat op de website van Cal Newport:

“If you have an offer, opportunity, or introduction that might make my life more interesting, e-mail me at interesting [at] calnewport.com. For the reasons stated above, I’ll only respond to those proposals that are a good match for my schedule and interests.”

2. Verricht zelf meer werk als je reageert op e-mails.

Probeer in e-mails sneller tot een afspraak of een proces te komen in plaats van vaag te blijven. Dit zorgt ervoor dat je niet heen en weer blijft e-mailen. Cal Newport noemt dit de ‘proces georiënteerde antwoorden’.

Een voorbeeld van een binnenkomende e-mail:

Het was leuk om je te ontmoeten afgelopen zaterdag. Ik zou graag verder willen praten over dit onderwerp. Zullen we binnenkort weer een keer koffie gaan drinken?

Een niet proces georiënteerd antwoord:

Ja is goed, wanneer kun je?

Een wel proces georiënteerd antwoord:

Ja is goed, laten we afspreken bij de Balie in Amsterdam. Hieronder staan twee dagen waarop ik kan met specifieke tijden. Als één van deze tijden voor jou schikt laat het me dan weten. Zo niet, dan stel ik voor dat je me belt dan kunnen we een andere afspraak maken. Ik kijk ernaar uit!

Doe er alles aan om je mailbox niet te laten verdrinken. Houd het gefocust en zorg dat je er snel mee klaar bent want:


Live the focused life, because it's the best kind there is. — Cal Newport




Meld je aan voor de newsletter en ontvang een preview
van het boek 'Verlangen naar minder' in je mailbox!

GROWTHINKERS